Privacy verklaring

Koninklijk Gemengd Koor Orpheus Blerick

Privacyverklaring

Koninklijk Gemengde Koor Orpheus (hierna aangehaald als Orpheus) verwerkt voor haar leden persoonsgegevens in de rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG’).

Welke persoonsgegevens verwerkt Orpheus?

Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die Orpheus van haar leden kan verwerken (d.w.z. van ontvangen, registreren en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • Geboortedatum
  • Lidnummer
  • Datum lid sinds
  • Datum opzegging lidmaatschap
  • E-mailadres
  • Stemgroep
  • Contributie
  • Deelname activiteiten en de financiële bijdragen daarvoor
  • Pasfoto en foto’s van activiteiten

Hoe verkrijgt Orpheus persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verkrijgt Orpheus de persoonsgegevens van de leden zelf, bijvoorbeeld bij aanmelding als nieuw lid (mondeling of via het aanmeldingsformulier al of niet via de website), bij deelname aan activiteiten of nadien bij wijzigingen en aanvullingen in de gegevensverwerking.

Waarvoor verwerkt Orpheus persoonsgegevens?

Orpheus verwerkt gegevens in de ledenadministratie, contributie administratie, de (vaak tijdelijke) activiteiten administratie (bijvoorbeeld jaarlijkse deelname en bijdrage koorafsluiting) en archiefadministratie. Deze gegevensverwerkingen zijn nodig om zo goed mogelijk het lidmaatschap te ondersteunen en hebben de volgende doeleinden:

  • Het vaststellen van lidmaatschapsduur
  • Onderhouden van ledenlijst en smoelenboek o.a. voor de website
  • Berichtgeving naar leden
  • Contributieheffing en -registratie
  • Deelname aan activiteiten van Orpheus (o.a. repetities, concerten, koorjaarafsluiting)
  • Gemeentelijk verzoeken naar ledensamenstelling
  • Subsidieaanvragen
  • Verzekeringen
  • Het voeren van een ledenarchief
  • Nakoming wettelijke verplichtingen

Op welke gronden verwerkt Orpheus persoonsgegevens?

Orpheus mag persoonsgegevens van leden alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande gegevensverwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

  • Voor de uitvoering van het lidmaatschap;
  • Vanwege een wettelijke verplichting;
  • Met uw toestemming;
  • Vanwege een gerechtvaardigd belang.

Met wie deelt Orpheus persoonsgegevens van haar leden?

Het kan nodig zijn dat wij persoonsgegevens van leden delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:

  • Aanvraag van (gemeentelijke) subsidie
  • Aanmelding bij de (collectieve) aansprakelijkheidsverzekering
  • Deelname aan kooractiviteiten
  • Aanmelding bij koepelorganisaties
  • Beheerder Website

Hoe lang bewaart Orpheus de persoonsgegevens van leden?

Orpheus bewaart de gegevens van haar leden gedurende het lidmaatschap in de actuele ledenadministratie. Na opzegging van het lidmaatschap worden de betrokken gegevens een jaar na opzegging overgezet naar de archiefadministratie. In de archiefadministratie worden alleen voornaam, achternaam, adres, woonplaats en lidmaatschap van-tot bewaard. Daarnaast wordt fotomateriaal uit activiteiten in het archief bewaard.

Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?

Orpheus heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoons-gegevens van leden tegen te gaan.

Met de leverancier van de website is een verwerkingsovereenkomst aangegaan waarin de beveiliging van de gegevens in de betrokken serverbestanden is gewaarborgd.

Welke rechten heeft u?

Leden kunnen de persoonsgegevens die Orpheus over hen verwerkt inzien. Leden hebben het recht hun persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunnen leden onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, Orpheus verzoeken zijn/haar gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Orpheus zal beoordelen of ze op grond van de wet aan een verzoek van een lid tegemoet kan komen.

Voorts hebben leden het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

Mocht Orpheus aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zal Orpheus dit uiteraard gemotiveerd aan het betreffende lid kenbaar maken.

Contact met ons opnemen

Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact opnemen met een van de leden van het bestuur van Orpheus.